Rationeel print- en copybeleid bij federale overheidsdiensten

De FOD Financiën zal met het Papyrus II-project zijn printer- en copieerpark aanzienlijk reduceren en de afdrukkost per pagina verminderen. De Ministerraad stelde het project op voorstel van Hendrik Bogaert open voor alle andere federale overheidsdiensten.
24.000 persoonlijke printers en 26 afgedrukte bladzijden per dag per persoon: het zijn zelfs voor de grootste FOD indrukwekkende cijfers. Bij Financiën worden voortaan klassieke printers selectief vervangen door multifunctionele printers (afdrukken, copiëren en scannen). Die hebben een veel lagere kostprijs per pagina.
Selectief betekent dat niet alle printers vervangen worden. De nieuwe toestellen staan centraal in de gebouwen en zijn beveiligd: de gebruiker moet zich identificeren om af te drukken. Doordat de printers aangesloten zijn op het netwerk en centraal beheerd worden, kunnen medewerkers waar dan ook op elk toestel afdrukken. Hun printgedrag kan op die manier opgevolgd worden en veelgebruikers kunnen aangespoord worden om minder te printen. Hoe dan ook zullen medewerkers minder onnodig afdrukken door de grotere afstand tot de printers.
Het project van Financiën wekte al interesse bij de collega’s van Binnenlandse Zaken, Mobiliteit en Budget en Beheerscontrole. Het project wordt daarom uitgebreid naar de overheidsdiensten onder de naam “Print en Copybeleid”. Concreet betekent dit dat zij een beroep kunnen doen op de expertise, de monitoringsoftware en de print server architectuur van Financiën.
Financiën zal met dit project in 2014 al 645.000 euro besparen. Vanaf 2015 wordt de jaarlijkse besparing op 1,5 miljoen euro geraamd. Ook bij andere diensten moeten dus vergelijkbare besparingen haalbaar zijn.
Hendrik Bogaert: “Respect voor de beschikbare middelen is een leidraad voor mijn beleid. Met dit project besparen we de overheid en de belastingbetaler op een heel eenvoudige manier veel geld. En we verkleinen nog eens onze ecologische voetafdruk ook. Ik spoor andere overheidsdiensten aan om hierin mee te stappen.”