Lean wordt nieuwe filosofie binnen federale overheid

Vanaf september volgen zo’n honderd federale ambtenaren een opleiding aan de Lean Academy, een zesdaagse interne opleiding in Lean management. In enkele maanden tijd maken zij zich de principes van Lean meester: hoe kan een organisatie efficiënter werken en kosten besparen?
Het was de Japanse autofabrikant Toyota die de Lean managementfilosofie uitwerkte, zij het onder de naam Toyota Production System (TPS). De term “Lean” (Engels voor slank) dook voor het eerst op in een managementmagazine in 1988. Sindsdien wordt Lean management niet enkel toegepast in productieomgevingen, maar ook binnen de dienstensector en in overheidsomgevingen.
Lean management wil door efficiënt procesmanagement de werking en dienstverlening van organisaties verbeteren en kosten drukken, met een maximale betrokkenheid van de medewerkers. De hele filosofie is erop gericht aan de verwachtingen van de klant te voldoen met een minimum aan middelen en zonder verspilling. De betrokkenheid van de medewerkers is maximaal: zij focussen op de aspecten die als waardevol ervaren worden door de klant. Dat leidt tot meer efficiëntie, sneller werken (kortere doorlooptijden, snellere reactietijden), besparing van middelen, betere kwaliteit, meer werkplezier bij de medewerkers en een grotere klantentevredenheid.
Overheid goes Lean
Het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen paste de Lean-filosofie al succesvol toe binnen zijn diensten. Maar het was de FOD Mobiliteit en Vervoer die voorstelde om een Lean-opleiding te organiseren voor alle federale overheidsdiensten. De FOD P&O werkte het voorstel verder uit met de expertise van zijn eigen diensten: het OFO (Opleidingsinstituut van de Federale Overheid) nam het pedagogische en organisatorische luik voor zijn rekening, het DG OP (Directoraat-Generaal Organisatie- en Personeelsontwikkeling) leverde inhoudelijke input.
Staatssecretaris Hendrik Bogaert: “Deze opleiding past perfect binnen het kader van het Optifedprogramma dat de regering lanceerde. Met Optifed zoeken we naar best practices binnen de federale overheid om efficiënter te werken en kosten te besparen. Succesvolle projecten passen we dan bij zoveel mogelijk andere diensten toe. De Lean Academy kan een heel gamma van nieuwe projecten opleveren. Het grote voordeel is bovendien dat de projecten niet blijven steken in de theorie maar ook concreet zullen uitgewerkt worden.”
Lean voor iedereen
In april  werd een oproep tot kandidaat- en projectvoorstellen gericht aan alle federale overheidsdiensten. Het enthousiasme was groot en de FOD P&O moest uiteindelijk samen met de Optifed-cel een selectie maken van 40 projecten en 103 deelnemers die aan de Lean Academy kunnen deelnemen.
Het zesdaagse interactieve opleidingstraject vindt plaats van begin september tot midden december en bestaat uit twee delen van elk drie dagen. In het eerste deel worden de concepten, technieken en instrumenten van Lean toegelicht. Het tweede deel is volledig praktijkgericht: de deelnemers werken hun verbeterprojecten uit en worden daarbij ondersteund met groepscoaching, feedback en intervisie. Daarnaast is er ook nog 3 uur coaching per projectteam voorzien.
De “Lean Academy” heeft drie heel duidelijke doelstellingen:
De deelnemers de nodige kennis, vaardigheden en attitudes bijbrengen om Lean doeltreffend te kunnen toepassen binnen hun organisatie.
Hen het geleerde onmiddellijk laten toepassen op een concreet verbeterproject binnen hun eigen organisatie. De opleiding is dus niet enkel gericht op competentieontwikkeling, maar ook op organisatieontwikkeling en het realiseren van een concrete efficiëntiewinst.
De kennis en ervaring die de Academy oplevert delen en een intra- en interdepartementaal netwerk van Lean adviseurs creëren.
Hendrik Bogaert: “We moeten onze organisatie en al onze medewerkers doordringen van de Lean-filosofie. De  Academy legt daarvoor de fundamenten; de eerste deelnemers zullen onze Lean-ambassadeurs worden. Op die manier zal de Lean-managementexpertise altijd maar verder uitbreiden binnen de federale overheid. Op termijn kan dat zelfs ondersteuning door externe consultants overbodig maken.”
Naast de Lean Academy zullen er nog andere initiatieven volgen om de uitwisseling van best practices inzake Lean management en het leren van elkaar te bevorderen. Zo organiseert de FOD P&O in het eerste semester van 2014 een Lean Management Conferentie en zal het OFO Lean management  in zijn opleidingsaanbod opnemen.
 
Lean Academy in cijfers
Er kwamen 66 projectvoorstellen binnen. 40 projecten werden weerhouden.
Er dienden zich 162 kandidaten aan (101 NL en 61 FR). Uiteindelijk zullen 103 overheidsmedewerkers de eerste Lean Academy volgen (64 NL en 39 FR).
46 deelnemers zijn mannen, 57 vrouwen.
Gemiddeld hebben de deelnemers 8 jaar anciënniteit binnen hun organisatie.