Hendrik Bogaert digitaliseert federale overheidsopdrachten

Vanaf 1 januari 2013 kunnen federale overheidsopdrachten volledig digitaal afgehandeld worden. Voor elke stap in de procedure is een aparte module ontwikkeld. De Ministerraad keurde de omzendbrief voor het project vanmorgen goed. België loopt hiermee vooruit op een Europese richtlijn.
Onder de naam e-Procurement ontwikkelde de federale overheid de voorbije jaren een reeks
ICT-toepassingen die het voor haarzelf en de bedrijven mogelijk maakt om overheidsopdrachten elektronisch te beheren van bekendmaking tot betaling. Alle modules* zijn nu operationeel. Vanaf 1 januari 2013 zal het systeem in werking treden. Om de bedrijven de nodige tijd te geven om zich aan te passen, kunnen zij voorlopig ook nog via de ‘papieren weg’ werken.
Efficiëntere overheid
De uitschakeling van onnodige administratieve rompslomp en de papierberg die daarmee gepaard gaat, is meteen één van de voordelen van de nieuwe manier van werken. Papieren offertes moeten vaak ook nog eens per koerier naar Brussel gebracht worden. Dat zal niet langer nodig zijn. Het project is zo een enorme stap vooruit op vlak van duurzaamheid.
Maar e-Procurement zorgt ook voor een belangrijke efficiëntiewinst voor de overheid. Het uitschrijven en verwerken van overheidsopdrachten gaat veel sneller via elektronische weg. Eventuele fouten worden bijvoorbeeld automatisch opgespoord door de software. Zo kunnen de diensten zichzelf veel tijd en kosten besparen.
Waar offertes elektronisch kunnen ingediend worden, stijgt hun aantal. Zo speelt de concurrentie ook veel meer en zullen overheidsdiensten tegen een lagere prijs producten en diensten kunnen aankopen.
Mee met de tijd
Wat voor de overheidsdiensten geldt, gaat ook op voor de bedrijven. Net als de overheid sparen zij papier, tijd en geld door de elektronische manier van werken.
Een bijkomend voordeel voor bedrijven is de transparantie. Zij zullen onder andere veel beter het overzicht kunnen behouden over de overheidsopdrachten die uitgeschreven worden. Via
e-Notification kunnen ze zoekcriteria invullen zodat ze per mail op de hoogte gebracht worden van opdrachten die hen interesseren of van eventuele wijzigingen aan opdrachten. Ze moeten dus niet langer het Bulletin der Aanbestedingen in het Staatsblad uitpluizen.
De Free Market – een onderdeel van e-Notification – gaat nog verder. Bedrijven die zich daarop registreren, zien het overzicht van overheidsopdrachten waarvoor de diensten vroeger zelf bepaalde bedrijven aanschreven. Bedrijven die niet rechtstreeks zijn aangeschreven, kunnen nu via de Free Market meedingen naar de opdracht.
 
De module e-tendering maakt het indienen van offertes voor de bedrijven ook veel makkelijker. Met een laptop en een e-ID kan een bedrijfsleider zelfs van de andere kant van de wereld een offerte indienen tot op het allerlaatste moment.
Het nieuwe systeem is zo vooruitstrevend en grijpt zo sterk in op de werking van de bedrijven dat er een overgangsperiode voorzien wordt zodat bedrijven zich kunnen aanpassen. Voorlopig blijft de mogelijkheid bestaan om via papieren weg offertes in te dienen.
Voor op Europa
Sinds 2005 hamert Europa op de digitalisering van overheidsopdrachten. e-Procurement kan overheden namelijk tot 5% besparingen opleveren. Dat is heel wat in de wetenschap dat overheidsopdrachten goed zijn voor zo’n 15 tot 20% van het BNP.
Europa werkt dan ook aan een nieuwe richtlijn die onder andere bepaalt dat alle opdracht-documenten online beschikbaar moeten zijn en dat elektronische offertes moeten toegestaan worden. Ons land voldoet op dit moment al aan die verwachtingen en zelfs meer door het gebruik ervan te verplichten voor de diensten.
Hendrik Bogaert: “e-Procurement is een voorbeeld van modern overheidsbeleid. Via digitalisering winnen de diensten aan efficiëntie: ze besparen tijd en geld. Bovendien verbeteren we de dienstverlening aan de klanten, in het bijzonder de bedrijven. Ook voor hen is de winst aanzienlijk op alle gebieden".
 
* e-Procurement omvat 5 modules die elk een stap in het proces digitaliseren.
 


Functionaliteit


Module


Omschrijving


Bekendmaking/publicatie


e-Notification


Het publiceren van de opdracht en de desbetreffende documenten


Indiening kandidaturen/offertes


e-Tendering


Het elektronisch indienen en openen van de offertes en het genereren van een PV van opening


Evaluatie & gunning


e-Awarding


Het evalueren van offertes en het toekennen van de opdracht


Omgekeerde veiling


e-Auctions


Het uitvoeren van een omgekeerde elektronische veiling


Catalogi


e-Catalogue


Het bestellen van producten via een elektronische catalogus