VZW’s moeten 10 weken wachten op hun factuur van het Belgisch Staatsblad. Dat blijkt uit een antwoord van minister Van Quickenborne op een vraag van CD&V-Kamerlid en VZW-expert Steven Matheï. “Dit is onder andere erg vervelend voor VZW’s die belangrijke beslissingen moeten laten publiceren in het Belgisch Staatsblad en wachten op een factuur, die nodig is voor hun boekhouding. Een reden te meer om het hele proces te digitaliseren en zo de administratieve rompslomp voor VZW’s zo te verlichten. Zo kunnen ze zich beter focussen op hun belangrijke, maatschappelijke rol als bindmiddel in onze samenleving.”
Belangrijke beslissingen van een VZW, zoals een statutenwijziging of de benoeming of het ontslag van een bestuurder, moeten worden neergelegd op de griffie van de Ondernemingsrechtbank om te worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Voor een publicatie betaalt een vereniging momenteel 132,98 euro. De VZW ontvangt hiervoor een factuur, die nodig is voor de boekhouding. Vandaag moeten VZW’s maar liefst 10 weken wachten op deze factuur, die nodig is voor de boekhouding. De minister verwijst hierbij naar de verhoogde werklast.
Steven Matheï wijst op het belang van het digitaliseren van het hele proces. VZW’s kunnen een oprichtingsakte digitaal neerleggen op de griffie van de Ondernemingsrechtbank. Maar om wijzigingen (bijvoorbeeld een statutenwijziging of ontslag of benoeming van een bestuurder) te publiceren in het Belgisch Staatsblad moeten niet alleen twee officiële (ongebruiksvriendelijke) aanvraagformulieren worden ingevuld op papier, deze moeten vervolgens in twee- of drievoud worden afgeprint en samen met verslagen van vergaderingen en de nodige handtekeningen per post naar de griffie van de ondernemingsrechtbank gestuurd worden.
Steven Matheï: “Het probleem met de vertraging bij de facturatie van het Belgisch Staatsblad zou verholpen kunnen worden wanneer het hele proces gedigitaliseerd werd. De fysieke neerlegging van deze documenten is niet meer van deze tijd. Dat is een erg omslachtige en kostelijke procedure met veel administratieve rompslomp voor de VZW’s. Een aanpassing van die procedure is noodzakelijk. De testfase van de elektronische neerlegging is al jaren bezig. Het is tijd dat de minister er werk van maakt. Met een digitale neerlegging en publicatie in het Belgisch Staatsblad geven we de naar schatting 100.000 VZW’s en de vele actieve vrijwilligers en bestuurders een duwtje in de rug en zorgen we voor een ‘verenigingsvriendelijke’ administratie."
Deze digitale neerlegging is één van de 10 concrete maatregelen uit het digiplan dat Matheï opmaakte om de administratieve last van VZW’s te verlichten.
